Eine Intranet Governance entwickeln

Mit der digitalen Transformation werden auch die Ansprüche an Intranets grösser. Viele Projekte zielen darauf ab, einen höheren Reifegrad ihrer Lösungen zu erreichen. Dabei hilft eine Intranet Governance.

Intranet Governance – was ist das?

Unter «Governance» verstehen wir das Steuerungssystem für das Intranet. Es hat zum Ziel, eine effiziente Organisation und verbindliche Rahmenbedingungen für den Intranetbetrieb zu schaffen. Das bedingt, dass man sich mit der Organisationsstruktur und den bestehenden Prozessen kritisch auseinander setzen muss. Aber welche Themen sind für die Governance von Bedeutung und in welcher Tiefe müssen sie erarbeitet werden? Einigkeit über den Inhalt einer Governance herrscht noch nicht und die Projektleiter und Intranet-Teams werden mit der Entwicklung oft ohne klare Zielvorgabe vom Auftraggeber alleine gelassen.

Im Idealfall ermöglicht die Governance:

  • eine funktionsfähige Organisation, die das Tagesgeschäft und Spezialfälle möglichst effizient abwickelt
  • dass die Interessen verschiedener Gruppen wie Marketing, HR und Management auf die Bedürfnisse der Mitarbeitenden abgestimmt sind
  • dass Transparenz über die Verantwortlichkeiten und Entscheidungskompetenzen besteht
  • dass die Optimierung und Weiterenwicklung des Intranets sichergestellt sind
  • dass die Ziele des Intranets klar sind und mit allen neuen Inhalten und Aktionen weiterverfolgt werden

Typische Inhalte einer Intranet Governance

  • Strategie, Vision & Konzept
  • Sponsor, Verantwortlichkeiten
  • Organisation und Prozesse
  • Planung
  • Policies, Standards, Richtlinien, weiterführende Unterlagen
  • Training & Support

Strategie, Vision und Konzept

Für den Relaunch einer Intranetplattform ist eine Strategie oder Vision essentiell: nicht nur hilft sie, den eingeschlagenen Weg besser einzuhalten, sondern sie unterstützt in hohem Masse die Kommunikation: mit den Mitarbeitenden, in Entscheidungsgremien und im Management. Jede Projektleiterin und jeder Projektleiter weiss es: ein Projekt lässt sich viel einfacher vertreten, wenn die Strategie klar und vom Auftraggeber abgesegnet worden ist. In der Intranet-Governance ist die Rolle der Strategie die der Entescheidungsgrundlage. «Wir möchten ein Social Intranet entwickeln» – davon lassen sich leicht Massnahmen ableiten wie die Integration von sozialen Elementen, Anreizssysteme für die Nutzung der entsprechenden Tools, Definition von Moderatorenrollen, Ableitung von Kennzahlen etc.

Sponsor & Verantwortlichkeiten

Wer ist Auftraggeber und Sponsor des Intranets, wer hat die Kompetenz für welche Themen und wie sieht der Eskalationsprozess aus? Der Sponsor sollte in den obersten Führungsgremien vertreten sein, um die Weiterentwicklung der Plattform unterstützen und vorantreiben zu können. Stark involvierte Bereiche bei Projekt und Betrieb sind die Personalabteilung, die (interne) Kommunikation, das Management und die IT. Alle Seiten sollten einer bestimmten Abteilung oder Person zugeordnet werden, um verwaiste Seiten, falsche oder veraltete Inhalte zu vermeiden.

Organisationsstruktur

Welche Organisationsformen eignen sich für Intranet-Teams? Typischerweise werden Inhalte aus verschiedenen Stellen im Intranet eingepflegt und es wird zumindest eine zentrale Stelle für den Support und die Weiterentwicklung benötigt. Je nach Bedürfnis gibt es für Unternehmen verschiedene Optionen, ihr Team aufzustellen:

  • Dezentralisierte Organisation:
    Verschiedene Stellen in der Organisation übernehmen unterschiedliche Aufgaben.
  • Zentralisiert:
    Eine Gruppe oder ein Team ist dediziert für das Intranet verantwortlich.
  • Hub & Spoke:
    Ein funktionsübergreifendes Team kooordiniert Intranet(teil)verantwortliche in den unterschiedlichen Units.
  • Ganzheitlich/holistisch:
    Alle Mitarbeitenden haben die Möglichkeit, Inhalte beizutragen.

Welche Organisationsform auch gewählt wird: Gremien, die übergreifende Themen diskutieren, sind unvermeidbar. Diese setzen sich aus Verantwortlichen der am stärksten involvierten Gruppen zusammen (Intranet-Team, HR, Kommunikation, IT, Management) und beschliessen Änderungen, Weiterentwicklungen oder Richtlinien.

Profile und Tätigkeiten

Abhängig von der Komplexität der Plattform werden verschiedene Rollen für das Intranet benötigt wie beispielsweise:

  • LeiterIn Intranet
  • Projektleiter
  • Redaktoren
  • Content-Owner
  • Autoren
  • Supporter
  • Web-Analysten
  • Entwickler, CMS-Spezialisten

Weitere relevante Skills sind Design, Informationsarchitektur, Usability – Tätigkeiten, die relativ oft ausgelagert werden, da sie intern zu selten benötigt werden oder die Organisation die Disziplinen nicht aufbauen will. Natürlich kann eine Person auch mehrere Rollen inne haben.
Folgende Arbeiten fallen für das Team an:

  • Redaktionsplanung, Abstimmung mit der internen Kommunikation
  • Tägliche Betreuung: Anpassungen, Koordination mit Externen, Entwicklung von Bildern, Text, Grafiken, Videos
  • Eventuell Moderation von Foren, bei sozialen Komponenten im Intranet Motivation der Mitarbeitenden, Anreize setzen, Vorbildfunktion
  • Projektarbeit, Weiterentwicklung des Intranets
  • Support und Kontakt mit Mitarbeitenden, Promotion
  • Meetings/Treffen mit Gremien
  • Planung

Die Planung bezieht die Redaktion ein, aber auch Projekte zur Weiterentwicklung des Intranets und Zusammenarbeit mit anderen Abteilungen. Auch wenn es sich nicht um externe Kommunikation handelt: die Inhalte des Intranets müssen je nach Grösse und Komplexität des Unternehmens vorbereitet und aufeinander abgestimmt werden. Eine grobe Planung gemeinsam mit HR und Kommunikation erleichtert die Arbeit und verhindern kurzfristige Hauruck-Übungen: Wir wissen, dass jährlich die Mitarbeitergespräche aufgesetzt werden, die externen Kampagnen müssen auch intern bekannt und Ende Monat müssen die Ferientage korrekt eingetragen worden sein…

Guidelines, Policies, Training & Support

Aufgrund der verschiedenen Zielgruppen für die Intranet Governance werden unterschiedlichste Guidelines und Hilfsmittel benötigt – hier eine Auswahl typischer Unterlagen:

  • Intranet Styleguide
  • CMS-Trainings-Unterlagen
  • Content-Writing Guidelines (wie schreibe ich für’s Intranet?)
  • Publishing Policies (für alle Mitarbeitenden, die Inhalte publizieren)
  • Redaktions-Prozess
  • Kontaktpersonen (intern & extern)
  • Supportinformationen
  • Social Policies
  • Kennzahlen-System etc.

Es ist ein schwieriges Unterfangen, alle relevanten Inhalte in ein Dokument zu packen und auch den Detaillierungsgrad gilt es sinnvoll zu definieren. Ausführliche Trainingsunterlagen erschweren die Handhabung des Dokuments, sind jedoch nötig und auch am richtigen Ort angesiedelt. Idealerweise entsteht die Governance deshalb auf einer digitalen Plattform, die eine Volltextsuche erlaubt, für alle zugänglich ist und auf der Anpassungen rasch durchgeführt werden können.

Zu guter Letzt muss die Governance lesbar sein. Die Entwicklung benötigt viel Arbeit, aber sie hilft dem Team dabei, die relevanten Entscheidungen für den künftigen Betrieb zu treffen und nicht (mit allzu vielen) Überraschungen konfrontiert zu werden.

Intranet Governance: die ganze Infografik als Gedankenstütze zum Download.

Intranet Governance Infografik
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